【韓国留学なら必見】語学堂の申請書「アポスティーユ」の取得方法

ビザ手続き

2021年夏学期以降から語学堂への入学申請に「アポスティーユ」という書類が必要になりました。 

アポスティーユとは語学堂申請へ必要な「最終学歴の卒業証明書」に対して付加しなければならない書類です。 アポスティーユの取得は特に難しくはないのですが、外務省、法務局、公証役場など普段の生活に馴染みのない場所で手続きをしなければならないので少しだけ大変です。

今回は皆さんがスムーズに取得できるようにアポスティーユの取り方について解説していきます! 

そもそもアポスティーユとは?

アポスティーユとは簡単に言うと、日本で発行した書類を海外へ提出するときに、 「この書類は外務省お墨付きの日本のちゃんとした書類です。」と証明するもののことです。

語学堂への入学申請には「学校の卒業証明書に対するアポスティーユ」を取ったうえで申請書類を出さなければなりません。

このアポスティーユが、どの学校を卒業したかによって取り方が異なってきます。 

次の項目でフローをご用意しましたのでご覧ください! 

自分はどのルート?アポスティーユの取り方

アポスティーユの取り方は、全ての人が同じルートでの取得とは限らないので、注意が必要です。
まずは、あなたがどのルートでの取得になるのかの確認をすることからおすすめします。

卒業証明書が「公文書」か「私文書」のどちらにあたるかによって違う

アポスティーユは「公文書」(※)のみに直接つけられるものです。

(※)国や地方公共団体の機関または公務員が職務上作成した文書や、学校の卒業証明書を公文書とみなせるのは「国公立の高・中・小」の卒業証明書のみで、それ以外の学校の卒業証明書は「私文書」とされ、直接アポスティーユをつけることが出来ません。

では専門卒や短大・大卒の人たちはどうすればいいのか?次のフローで確認してみましょう。

図のとおり、私文書のアポスティーユ取得は経由する箇所が多くてちょっとややこしいです。

 次で詳しく説明していきます。

 専門・短大・大卒のアポスティーユの取り方 

「私文書」とみなされている専門・短大・大卒の卒業証明書に、どうやってアポスティーユを付けてもらうかというと、 公証役場→法務局→外務省のルートをたどる必要があります。

まず最初に「私文書とされている卒業証明書」が本物なものであると認めてもらわなければなりません。 

認めてもらうためにまずは「公証役場」へ行き、公証人から認証を受けることになります。

公証役場一覧 | 日本公証人連合会
全国各地の公証役場のご紹介です。日本公証人連合会。

公証役場は全国にありますので 上のリンクでお近くの公証役場を探してください。

東京・神奈川・静岡・愛知・大阪のいずれかの公証役場に行く人は (※)ワンストップサービスを受けることができます。

(※)ワンストップサービスとは? 東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府の公証役場で、 公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認 またはアポスティーユを一度に取得できるサービスです。法務局や外務省まで出向く必要がありません。

また、埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野及び新潟 この7県の中の公証役場へ行く方は、 公証役場で法務局の公証人押印証明を一度にもらえます。 

証明をもらえたら外務省へアポスティーユの申請をすればいいので 法務局に行く手間は省けます。 

あとの都道府県の方は残念ながら次の順にたどってアポスティーユを取得する必要があるので、メモを取っておきましょう。

卒業証明書取得時の注意点 

公証役場に行く前に学校の卒業証明書で、絶対になくてはならないものが「学校側の公印」です!!

学校の卒業証明書は日本語でなく英字で取得が必要となりますが、英字なので学校長のサインのみで発行する学校がなかにはあります。 

しかし学校の公印がないと外務省は受け付けてくれないので卒業証明書に公印が押されているかは絶対に確認をしてください。 

「英字の証明なら公印は押していない」と学校側から言われても、「外務省に出してアポスティーユをもらわなければならないから絶対に押してほしい」
と言いましょう。

そして、まれに卒業証明書の氏名を間違われているパターンもありますので、学校から卒業証明書をもらったら細かいところまでチェックをしてください。公証役場、法務局、外務省への必要書類は次で解説します。 

公証役場、法務局、外務省それぞれへの必要書類

公証役場への持参書類

  • 学校の卒業証明書(原本)
  • 写真付き身分証明書
  • 運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど 
  • 手数料 11,500円(現金)
     「私署証書等の認証」の手数料5,500円に、卒業証明書が英語であれば「外国文加算」6,000円 
  • 印鑑(念のため)
  • 宣言書(※)

(※)宣言書とは?

文書の作成者(ここで言うと卒業証明書を発行した学校)が

「文書の内容が正しい」ことを証明するための書類です。

ですが学校から出してもらうのではなく、自分で書きます。

宣言書のテンプレートはこちらを参考にしてください。

文京公証役場旧ホームページ

()内の語句を自分の卒業証明書の内容に合わせて編集してください。

 公証人からの認証手続きは30分もあれば終わりますが、事前に予約をしていくことをオススメします
法務局、外務省へは郵送対応が可能ですが、公証役場は郵送対応不可です。必ず現地へ行ってください。 

法務局への提出書類

公証役場で認証を得たら次は管轄の法務局です。 公証人の証明が正しいものであると、今度は管轄している法務局長に認めてもわなければならないためです。

提出する物は下記のとおりです。※手数料はかかりません! 

  • 公証役場で認証を受けた書類(原本)
  • 申請書←参考に札幌法務局の申請書です。
  • 印鑑(念のため)

申請書については窓口にも用意しているので持って行かなくても大丈夫です。各法務局HPに書式が配布されています。
公証人から認証を得た書類はホチキス留めされていて、止められたホチキスを外したり、書類に加筆をすると、原則証明を受けることができないので、充分に注意が必要です。

郵送で対応する人は上記の書類2点に、切手貼付済みの返信用封筒もつけて送ってください

管轄のご案内:法務局

送付する場合は部課宛てになるので詳しい送付先はご自身で確認してみましょう。

発行に掛かる時間は、窓口であれば原則即日、1通につき15分程度です。
郵送であれば手元に届くのに3~5日は見たほうがいいでしょう。
 

外務省への提出書類

外務省は現在もコロナの影響で窓口業務を停止しているので郵送になります。 

送るものは下記のとおり。こちらも手数料はかかりません!

  • 公証人からの公証、法務局の公証人押印証明を得た卒業証明書(原本)
  • 申請書←外務省配布のExcelの申請書です。
  • 返信用封筒(返信先記入済み)←レターパックがおすすめ! 


先ほどの法務局へ提出するのと同じように、書類のホチキス留めを外す・加筆をすることは絶対にしてはいけません。
申請書の記入は英語でも日本語でもどちらでもOK。 

申請書記入例はこちらのPDFで。 

郵送は東京の本省と大阪分室いずれかです。下記リンクを参照してください。

日本国内における証明(公印確認・アポスティーユ申請)の問い合わせ先

手元にアポスティーユが届くのには郵送対応なので3日~5日見たほうがいいでしょう。

不備があったらさらに遅れてしまうので書類の書き漏れ、提出漏れには注意!
少しでも時間を短縮&返送時の追跡確認ができるようにレターパックでの送付がおすすめなのです。

無事にアポスティーユつきで書類が戻ってきたらやっと語学堂へ申請ができるようになります。

まとめ

学校卒業証明書に対するアポスティーユについて
以下のとおり5つにまとめます。 

  1. 卒業証明書は国公立の高・中・小のものか?それ以外か
    ⇒公文書なのか私文書なのかを確認
  2. 学校の卒業証明書に公印が押されているか
  3. どこの公証役場に行くのか
    ⇒地域によって手続きが簡略化されている
  4. 公証役場の手数料は11,500円(外国文加算含み)
  5. アポスティーユ取得にはトータルで最短3日~10日程度かかる

どうしても時間がない、公証役場が遠すぎるなどという方は、その分お金は掛かってしまいますが、行政書士に頼るのも方法のひとつです。 

しっかり、抜かりなく準備して留学準備をしていきましょう!!

ライター(mikore)

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